Marketing automation, het automatiseren van je (e-mail)marketingprocessen kan je helpen bij het werven van deelnemers aan je fondsenwervende evenement. Maar ook tijdens het evenement en daarna kun je alle processen er goed mee stroomlijnen. Jacco Bouw van Webpower legt in een paar stappen uit hoe je dat doet.
Stuur een persoonlijke uitnodiging per e-mail
Een persoonlijke mail verhoogt altijd het aantal inschrijvingen, dat is inmiddels bewezen. Zorg voor een persoonlijke, relevante onderwerpregel en conditionele content. Als je het nog persoonlijker wilt maken, zorg er dan voor dat de afzender niet de organisatie is, maar de naam van een medewerker. Zet er een persoonlijke groet van die persoon onder.
Plaats het event met één klik in een agenda
Vaak open je een e-mail, maar klik je deze meteen weer weg. Je kunt genodigden het event meteen laten toevoegen aan hun iOS-, Outlook- of Gmail-agenda. Dat kan bovenin de e-mail of door het plaatsen van een ‘zet dit event meteen in mijn agenda’-functie achter een button.
Makkelijke inschrijfprocedure
Door een simpel inschrijfproces in te richten via een landingspagina met een inschrijfformulier daarop, beheer je de inschrijvingen gemakkelijk en automatisch. Vraag direct de benodigde informatie (let op de regels van de nieuwe AVG!).
Maximaliseer de opkomst door automatische e-mails
Stuur een enthousiaste e-mail ter bevestiging als iemand zich heeft ingeschreven en stuur (automatisch) een e-mail ter reminder aan de niet-ingeschreven personen. Zo kun je ook automatisch een e-mail versturen als er nog maar een beperkt aantal plaatsen beschikbaar is. Vergeet ook de automatische bedankmail na het evenement niet en stuur ook een e-mail naar de mensen die niet geweest zijn en laat hen weten wat ze gemist hebben.
Niet-ingeschrevenen alsnog overhalen
Naast de standaardbevestiging-, reminder- en bedankmail, kun je ook een e-mail sturen naar genodigden die je e-mail hebben geopend, maar niet geklikt hebben. Zijn bezoekers begonnen met inschrijven, maar toen alsnog afgehaakt? Zet dan het abandoned shopping cart-principe in om de bezoekers alsnog over te halen tot inschrijving.
Automatisch inschrijvingen beheren
Je kunt door marketing automation gemakkelijk het aantal inschrijvingen automatisch beheren. Als het maximaal aantal inschrijvingen bereikt is, wordt automatisch de inschrijfmogelijkheid stopgezet en wordt een andere variant van jouw landingspagina getoond.
Houd bezoekers op de hoogte
Zorg dat bezoekers op de hoogte blijven van het event door hen stapsgewijs het programma, tipjes van de sluier en andere relevante informatie toe te sturen. Op deze manier blijft de bezoeker continu betrokken bij het evenement.
Een persoonlijke QR-code
Stuur mensen vlak voor het event een persoonlijk toegangsticket per e-mail, dat ze bij de ingang kunnen laten zien op hun mobiel. Plaats daar een persoonlijke QR-code op en stel automatische berichten in, zoals een welkomstmail of sms, een e-mail met het naslagwerk of een feedbackformulier.
Verminder het aantal no-shows door een sms’je
Stuur een sms ter herinnering. Zo kun je het percentage ‘no-shows’ verminderen en geef je jouw bezoekers optimaal gepersonaliseerde aandacht. Stuur hen op de dag zelf sms’jes over bijvoorbeeld hoe laat welke sessie plaatsvindt, wanneer het tijd is om te lunchen, over dat de special guest gearriveerd is of stuur hen een grappig berichtje dat verrast.
Jacco Bouw is founder van Webpower, een marketing automation tool die bedrijven helpt hun boodschap te personaliseren en op het juiste moment via het gewenste kanaal te verspreiden.
nl
