Het Jaarverslag: een kans of toch vooral een jaarlijkse verplichting?

Het is weliswaar pas begin november en onze klanten hebben dus nog ruimschoots de tijd voordat ze weer online met de billen bloot moeten, maar wij toch echt al begonnen met onze klanten om voor te sorteren op de verslaggeving over het bijna verleden jaar 2018. Wat zijn de bijzonderheden en veranderingen in de richtlijnen, wat willen wij dit jaar anders doen, welke reacties zijn er gekomen op het vorige jaarverslag, kortom, wat moet er anders? 
 
Een jaarverslag bestaat uit een jaarrekening in combinatie met een bestuursverslag (of directieverslag). De verplichtingen t.a.v. de jaarrekening zijn tot in detail uitgewerkt in de richtlijnen voor de jaarverslaggeving, dus op dat vlak is er weinig creativiteit van de schrijver vereist – ons bestaansrecht als family office voor stichtingen ligt mede besloten in onze overtuiging dat juist die cijfers, en het proces om tot die cijfers te komen, verregaand gestandaardiseerd moeten worden. 
 
Echter ook voor het bestuursverslag zijn er verplichtingen opgenomen in de richtlijnen, maar deze beperken zich tot een aantal onderwerpen die vervolgens door het bestuur nader uitgewerkt dienen te worden in het jaarverslag. En het is dan ook precies daar waar de inhoud niet vooraf gedicteerd wordt, dat er iets bijzonders gebeurt: 
 
Ieder jaar verbaast het ons weer hoe bestuurders worstelen met het schrijven van een goed leesbaar en enthousiast verslag over wat er het afgelopen jaar allemaal ondernomen en bereikt is. De vertaling van hart naar schrift lijkt telkens te haperen, terwijl er een prachtig aansprekend verhaal vol passie volgt als er van hart naar mond gegaan wordt. 
 
Op de een of andere manier is het plichtmatig opschrijven van wat er in een jaar zo al gebeurt in een stichting toch een enorme opgave voor veel bestuurders. Het gevolg is een plichtmatig geheel, dat vaak de indruk wekt van een behoorlijk geforceerd verhaal dat ook nog eens onder (zelf opgelegde) tijdsdruk in elkaar wordt gezet en hoe dan ook voor 80% een kopie is van het verslag van het voorgaande jaar. Zoals Herman Finkers al ooit publiceerde: “Verhalen voor ín het haardvuur”…. 
 
Maar wij hebben het hier eigenlijk over toch wel een heel kostbaar document. Kostbaar in de zin van geschiedschrijving (er zit waarde in 500 jaar goed gedocumenteerde verslaglegging van sommige van onze oude stichtingen toch?!), maar ook kostbaar in de financiële zin van het woord.
 
Want als je alle kosten voor de totstandkoming en goedkeuring van een jaarverslag bij elkaar optelt, is dat niet niks. Alle uren van de financiële afdeling, de bestuurders, de vergaderingen, de kosten van de accountantscontrole, de foto’s, de opmaak, de drukker, enzovoorts, enzovoorts. Echt pijnlijk wordt het vervolgens als je deze kosten dan afzet tegen de beperkte oplage van het verslag en de vaak nog beperkte aantallen (serieuze) lezers/gebruikers van het jaarverslag. Want eerlijk is eerlijk, wie zit er nou helemaal te wachten op een - soms meer dan 100 pagina’s tellend  - document waarvan de inhoud in hoge mate wordt bepaald door wet- & regelgeving die bedacht is door mensen met een louter zakelijke, lees: financiële achtergrond?  Een groep die er nou niet bepaald om bekend staat dat goede leesbaarheid enige prioriteit heeft bij het maken van die richtlijnen voor jaarverslaggeving?! 
 
Dus ons advies voor directies en bestuurders is de volgende: 

• begin nu al met nadenken en schrijven van het bestuursverslag 2018
• neem er de tijd voor en laat vooral je hart spreken; maak er op je eigen wijze een enthousiast, inzichtelijk, sprankelend stuk van. 
• neem de verplichte onderwerpen als gegeven en niet als leidraad
• maak gebruik van infographics, plaatjes zeggen meer dan woorden, foto’s van behaalde resultaten of aanspreekbare filmpjes. 
• ben eens vernieuwend t.o.v. vorige jaren, stap uit het spreekwoordelijke fazanten pad. Waar wordt je als bestuurder zelf enthousiast van en wil je graag vertellen aan je donateurs, achterban, begunstigden, stakeholders en passanten? 
• denk digitaal; opmaak, vormgeving, verzending en bereik via social media is een enorme kans om een groter publiek deelgenoot te laten worden van de ambities en prestaties van het goede doel toch!? 

 
En ons advies aan de makers van de regels rondom het jaarverslag is: 

• sta eens meer open voor innovatie, verslaggeving kan ook op andere manieren dan op “papier”. 
• digitaliseren (of wellicht zelfs blockchain in de toekomst) is een mogelijkheid, maar verantwoording afleggen op een aansprekende, informatieve toon aan een brede groep van stakeholders moet toch ook kunnen op een effectievere, efficiëntere manier dan in 100 pagina’s met verplichte kost? 
• laat vooral de cijfers spreken en vraag bestuurders om hun beleidsdocumenten op orde te hebben, maar zie vooral in dat het verslag moet aanzetten tot méér enthousiasme, niet minder!